نقش ERP در افزایش بهره‌وری و بهبود فرایندهای مالی سازمانی - بخش دوم
ویژگی‌های مهم سامانه‌های ERP
ویژگی‌های مهم سامانه‌های ERP یکپارچگی داده‌ها، فرایندی بودن سامانه‌ها و درخواست‌ها و انعطاف‌پذیری می‌باشد.
حوزه منابع انسانی
یکی از امکانات در حوزه منابع انسانی تشکیلات و ساختار سازمانی است که ابزاری برای ثبت، نگهداری و گزارش‌گیری از اطلاعات پایه و تشکیلاتی سازمان به‌همراه حفظ تاریخچه تغییرات است و به‌صورت یکپارچه با دیگر زیرسیستم‌هایی همچون جذب و استخدام، پرسنلی و احکام، رفاه و آموزش و … در ارتباط است.
یکی دیگر از نیازهای منابع انسانی، جذب نیرو است. در نظام جذب منابع انسانی که به‌عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت منابع انسانی در نظر گرفته می‌شود، مراحل تامین نیروهایی را که باید با گذر از مراحل مدون پذیرش و استخدام سازمان، برای انجام وظایف مورد انتظار در مشاغل مختلف سازمانی آماده شوند، فراهم می‌کند.
با ثبت و نگهداری اطلاعات پرسنلی و گزارش‌گیری از اطلاعات می‌توان به‌صورت یکپارچه با سیستم‌هایی مانند حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، حسابداری و اداری و … مرتبط شود. با امکانات ثبت احکام کارگزینی، محاسبه احکام ریالی وکنترل تمامی فرایندهای صدور احکام، ارتباط با سیستم‌های حقوق و دستمزد و … فراهم می‌شود.
بر اساس قواعد و قوانین تعریف‌شده و آیین‌نامه‌های پرسنلی صادرشده می‌توان محاسبات حقوق و دستمزد را به‌صورت کامل و با درنظرگرفتن تمامی استثنائات انجام داد و گزارش‌های لازم حقوق و دستمزد را دریافت کرد.
یکی از مهم ترین مباحث حوزه منابع انسانی در هر سازمان، حضور و غیاب و کنترل کارکرد سرمایه‌های انسانی است که در آن ثبت دقیق ترددها و محاسبه صحیح کارکرد، ب‌عنوان عملکرد اساسی به شمار می‌آید. تنوع در الگوهای تردد (شیفت‌ها) و قوانین محاسباتی، دامنه گسترده عملکرد کارکرداین سیستم را حساس و پیچیده می‌سازد.
بهینه‌سازی فرایندهای امور رفاهی و بیمه‌ای سازمان نیز یکی از امکانات نرم‌افزار جامع منابع سازمانی(ERP) است که سازمان ها می‌توانند به‌راحتی هر چه بیشتر، به اهداف خود در امور رفاهی از قبیل بیمه تکمیلی و ارائه تسهیلات به کارکنان دست یابند.
در زمینه آموزش نیز، ارائه برنامه‌ای نظام‌مند برای پیاده‌سازی فرایندهای برگزاری دوره‌های آموزشی مبتنی بر استاندارد ISO10015 نیاز دارند و می‌توان تمامی فرایندهای آموزش در سازمان را فراهم ساخت.
اثربخشی و ارزیابی عملکرد در سازمان نیز یک وظیفه مهم مدیریت منابع انسانی تلقی می‌شود. یک سیستم اثربخش ارزشیابی عملکرد شامل انبوهی از مزایا برای سازمان‌ها و کارکنان آنها می‌باشد که باعث بهبود عملکرد، تعیین الزامات کارآموزی، تسهیل در زمینه توسعه کارکنان، ایجاد ارتباط نزدیک بین نتیجه‌گیری پرسنلی و عملکرد آنها، افزایش انگیزش و بهره‌وری و تخصیص پاداش و ارتقای شغلی می‌شود.
حوزه زنجیره تامین
مدیریت تامین‌خرید و تدارکات به‌عنوان سامانه اصلی ورود کالا و خدمات در هر سازمان در زیرمجموعه ERP قرار دارد که با توجه به گردش کارهای متوالی و درنظرگرفتن اصول معاملات مدون هر سازمان می‌تواند تمامی فرایندهای مرتبط با درخواست کالا و خدمات تا پرداخت و امتیازدهی مربوط به تامین‌کنندگان را انجام دهد. این امکانات باید در قالب یک سیستم یکپارچه با سیستم‌های اموال و دارایی، مالی و بانکداری متمرکز به‌صورت کامل ارائه شود و گزارشات مدیریتی مورد نیاز برای سازمان‌های ذینفع را فراهم آورد. در ادامه ثبت اطلاعات اموال و دارایی‌ها و ارتباط آن با سیستم مالی و محاسبه استهلاک، انبارداری و مدیریت و کنترل قرارداد توسط سیستم ERP فراهم می‌شود.
حوزه ارتباط با مشتریان
مدیریت ارتباط با مشتری تحت عنوان نرم‌افزار CRM، راه‌حل ترکیبی کسبوکار در افزایش فروش و اثربخشی بهره‌وری است. درواقع می‌توان مجموعه‌ای قوی از پلتفرم‌ها، ابزارها و اپلیکیشن‌ها را با بهینه‌سازی هوش تجاری، دیدگاه اجتماعی، مدیریت کمپین‌ها و سایر موارد مرتبط با ارتباطات مشتری تصور کرد. مدیریت ارتباط با مشتری، بهره‌مندی از سیستمی است که فرایندها را تسهیل کرده و منجر به جذب مشتری بیشتر می‌شود.
حوزه مالی
- صدور اسناد اتومات در تمامی سامانه‌های حوزه مالی
- شناسایی به‌موقع هزینه‌ها و درآمدها
- مدیریت منابع و مصارف
- تحلیل و بررسی هزینه‌ها
- گزارشات مدیریتی مالی
حوزه اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری برای سازمان و زیرمجموعه‌های آن امکان ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات و مستندات سازمانی را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعت بالا، فراهم می‌کند.
موانع پیاده‌سازی ERP چیست؟
پیاده‌سازی ERP چیزی بیش از تغییر به یک سیستم نرم‌افزاری جدید را شامل می‌شود و به معنای بازنگری فرایندهای کسبوکار برای رسیدن به کارایی و بهره‌وری است. در این راه ممکن است موانعی وجود داشته باشد که باعث شود سیستم ERP به شکل مطلوب پیاده‌سازی نشود که از مهم ترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:
• عدم درک صحیح مدیران از سیستم‌های ERP
• بی‌ثباتی مدیریت در سطح بالا و میانی و تغییرات مدیران
• بودجه پایین شرکت‌ها برای پیاده‌سازی
• عدم وجود چشم‌انداز روشن در پیاده‌سازی
• پایین‌بودن سطح دانش کارکنان و مدیران
• مقاومت سازمانی دربرابر تغییر سیستم‌ها، روش‌ها و فرایندها
• انتخاب نکردن حوزه صحیح پروژه
• مشکلات فرهنگ سازمان‌ها در تبدیل از ساختار وظیفه‌محور به فرایند‌محور
• نبود زیرساخت‌های مناسب فناوری اطلاعات