نقش ERP در افزایش بهره‌وری و بهبود فرایندهای مالی سازمانی - بخش اول
در جهان امروز با پیشرفت فناوری، نیاز کسب‌وکارهابه رویکردهای جدید مدیریت منابع کسب وکار و بهبود بهره‌وری و کیفیت فرایندها به شکل قابل توجهی روبه رشداست.. یکی از این رویکردها، استفاده از راهکار جامع سازمانی (ERP) است که برای افزایش بهره‌وری و هدفمندی سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ERP به‌عنوان یک نرم‌افزار جامع، سامانه ا اطلاعاتی است که برای مدیریت فرایندهای سازمان‌ها استفاده می‌شود. این سامانه ، اطلاعات و فرایندهای مرتبط با تمامی بخش‌های مختلف سازمان را به‌صورت یکپارچه جمعآوری و مدیریت می‌کند. مدیریت منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، مدیریت منابع مالی، سازماندهی تجهیزات و منابع سازمان و هر گونه منابع سازمانی دیگر با استفاده از این سیستم قابل مدیریت است.
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی با داشتن مزیت‌های فراوان، قابلیت سازمان را در مواجهه با تغییرات کسبوکار بهبود می‌بخشد. این موضوع تاثیر بسزایی در کاهش هزینه‌های پردازش اطلاعات، فروش، خرید، پشتیبانی، تدارکات، ارتباط با مشتریان، مدیریت منابع مالی، رفع نیازمندی‌های منابع انسانی در زمینه‌های مختلف، نگهداری تجهیزات و سایر سیستمها دارد.و همچنین موجب کاهش هزینه‌های خدمات، زمان ثبت اطلاعات مالی، مدیریت اموال و دارایی‌ها و درنهایت باعث افزایش راندمان کاری سازمان می‌شود.
نقش ERP در افزایش بهره‌وری و هدفمندی سازمان
نقش ERP در افزایش بهره‌وری و هدفمندی سازمان از دو جهت می‌تواند مورد بررسی قرار گیرد؛ از یک سو، ERP می‌تواند موجب بهبود فرایندهای سازمانی شود و از سوی دیگر، با افزایش کارایی و کاهش هزینه‌های مرتبط با اجرای این فرایندها، هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهد. در ادامه به بررسی جزئیات این جنبه‌ها می‌پردازیم:
1. بهبود فرایندهای سازمانی: استفاده از ERP به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا فرایندهای سازمانی خود را با استفاده از یک سیستم متمرکز برای مدیریت فرایندها و منابع بهبود ببخشند. این سیستم به سازمان اجازه می‌دهد تا اطلاعات را در داخل سازمان به‌صورت یکپارچه مدیریت کند و از این رو، هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان را بهبود دهد. بدین ترتیب، سازمان به شکل موثرتری می‌تواند فعالیت‌های خود را مدیریت و فرایندها را بهینه کند.
2. بهبود کارایی: ERP می تواند تمام منابع سازمان را به‌طور موثر مدیریت کند. به کمک این نرم‌افزار، نیازی به واردکردن تمامی دادهها به‌صورت دستی نیست؛ زیرا ERP تمامی فرایندهای کسبوکار را ساده‌‌سازی می‌کند. بنابراین میتوانید به‌راحتی دادهها را جمعآوری و رکوردها را مطابق با نیاز و خواسته خود بهروزرسانی کنید.
3. شفافیت: در هر بخش، اطلاعات و داده ها از عناصر مهم برای هر کسب‌وکاردر هر بخش، اطلاعات و داده ها از عناصر مهم هر کسبوکار هستند. امنیت و یکپارچگی دادهها و اطمینان از اینکه هر اطلاعات توسط افراد درست و قابل اعتماد، پردازش شده و به آنها دسترسی پیدا می کنند، بسیار مهم است. نرم افزار ERP نه تنها امنیت دادهها فراهم می کند، بلکه نقش مهمی در بهبود کسبوکار دارد و به افراد مجاز اجازه دسترسی به دادهها را می‌دهد. همچنین از این طریق اطلاعات استراتژیک را می‌توان در یک مکان نگهداری کرد. اما بهروزرسانی این اطلاعات می‌تواند توسط یک یا چند فرد انجام شود. بنابراین، ERP شفافیت را در هر یک از بخش‌های سازمان فراهم می‌کند.
4. حذف داده‌های تکراری: حذف داده‌های تکراری یکی از بزرگترین مشکلات سیستم مدیریت داده غیرمتمرکز است. داده‌های اضافی داده‌هایی هستند که دو بار یا بیشتر تکرار شده‌اند و می‌توانند سردرگمی و ناهماهنگی را در مشاغل ایجاد کنند. یک سیستم ERP مناسب منابع را با تعهدات همگام می کند و برای مطابقت با تقاضای سازمان به شما امکان سریع تغییر برنامه‌ریزی ها ها را می دهد.
5. بهبود سیستم گزارش‌دهی: نرم افزار ERP سیستم گزارش‌دهی پروژه‌ها را در سازمان به‌طور قابل توجهی بهبود می‌بخشد. با استفاده از این نرم‌افزار، می‌توان عملکردها را در بخش‌های مختلف مقایسه و پیشرفت کار پروژه‌ها را تجزیه و تحلیل کرد.
6. سهولت دسترسی به اطلاعات و دادهها: اشتراک‌گذاری دادهها و مدیریت آن، یک کار دشوار برای سازمان‌ها است. جمعآوری داده از بخش‌های مختلف و نگهداری صحیح آن در بهبود کاربسیار زمان‌‌بر و فرسایشی است. اما استفاده از سیستم‌های ERP این کار را برای سازمان‌ها آسان‌تر و ساده‌تر کرده است. با کمک این نرم‌افزار، مدیریت دادهها و دسترسی به همه بخش‌ها آسان‌تر شده و داده‌های پروژه‌های مختلف را می‌توان به‌راحتی مدیریت و نگهداری کرد.
7. اطمینان از امنیت دادهها: امنیت اطلاعات از ابعاد مهم در رشد یک سازمان است که هرگز نمی‌توان آن را به خطر انداخت. با استفاده از نرم‌افزار ERP در سازمان امنیت دادهها به خوبی تضمین می‌شود. نرم‌افزار ERP ثبات امنیتی هر داده را بهبود می‌بخشد.
ERP چگونه به بهبود عملکرد سازمان کمک می‌کند؟
نرم‌افزارهای مدیریت منابع سازمانی (ERP) در حوزه سازمان های پولی، بانکی و شرکت های بیمه :
1. بهبود مدیریت مالی: نرم‌افزارهای ERP به بانک‌ها و بیمه‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای مالی را به‌صورت جامع و یکپارچه مدیریت کنند. با استفاده از این نرم‌افزارها، می‌توان اطلاعات مربوط به حساب‌های بانکی، پرداخت‌ها، صورت‌حساب‌ها و دیگر اطلاعات مالی را جمعآوری کرد و فرایندهای مالی را بهبود بخشید.
2. افزایش کارایی: این نرم‌افزارها با بهره‌گیری از فرایند های خودکار و اتصال به سامانه های مختلف (برون سازمانی) بانک‌ها و شرکتهای بیمه‌را قادر می سازد تا فرایندهای خود را سریع‌تر و به‌صورت کارآمدتر انجام دهند. برای مثال فرایند اخذ وام و دریافت استعلام های رایج.
3. بهبود اطلاعات مشتری: با استفاده از نرم‌افزارهایERP، بانک‌ها و بیمه‌ها می‌توانند اطلاعات مربوط به مشتریان را به صورت جامع جمعآوری کنند و از آنها در تصمیم‌گیری‌های مهم مانند تخصیص منابع بهتر استفاده کنند. همچنین می‌توان تحلیل داده‌های مشتریان را از منظر مختلف مانند مشخص کردن مشتریان ویژه، خوش حساب، بد حساب، بدهکاران تجاری و ... انجام داد.
4. بهبود تصمیم‌گیری: با استفاده از ERP، تصمیم‌گیری‌های سازمان بهتر و درست‌تر انجام می‌شود، زیرا این نرم‌افزارها به مدیران اطلاعات دقیق و به روزی از فرایندهای سازمان ارائه می‌دهند. بنابراین، مدیران می‌توانند براساس اطلاعات به‌دست‌آمده، تصمیم‌گیری‌های بهتری را انجام دهند.
5. بهبود مدیریت منابع: این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کند تااین نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا منابع خود را بهتر مدیریت کنند. با اجرای این نرم‌افزارها، سازمان‌ها می‌توانند بهبود قابل توجهی در مدیریت منابع خودایجاد کرده و درنتیجه، بهره‌وری بالاتری را کسب نمایند.
6. افزایش انعطاف‌پذیری: سازمان با استفاده از این نرم‌افزار بهترین راه‌حل‌ها را برای مشکلات پیدا کرده و انعطاف‌پذیری بیشتری دربرابر تغییرات ایجاد می‌کند. به این صورت که با پیاده سازی نرم‌افزارهایERP، سازمان‌ها قادر به تغییر سریع و پاسخگویی به نیازهای مختلف خواهند بود و با تغییرات در محیط خود می‌توانند به‌راحتی به فرایندها و نیازهای جدید سازمان پاسخ دهند.
7. کاهش هزینه‌ها: بهبود فرایندهای سازمان باعث کاهش هزینه‌های تولید و کالا و انجام خدمات می‌شود. همچنین با بهبود مدیریت منابع، سازمان‌ها قادر به بهره‌برداری بهتر از منابع خود هستند و درنتیجه هزینه‌های خود را کاهش می‌دهند.
به‌طور کلی، نرم‌افزارهای ERP با بهبود فرایندهای سازمانی و مدیریت منابع، عملکرد سازمان‌هایی همچون بانک‌ها و شرکتهای بیمه‌را بهبود بخشیده و با افزایش انعطاف‌پذیری، هماهنگی و کاهش هزینه‌ها، بهره‌وری را بالا می برد.