چگونگی مقابله با چالش‌های پیاده‌سازی ERP

راه‌حل‌های متداول ERP به گونه‌ای طراحی شده‌اند که پیاده‌سازی آن‌ها حتی برای کسب‌وکارهای پیچیده، نیز سریع و آسان باشد. همچنین، پیاده‌سازی یک سیستم راهکار جامع سازمانی (ERP) می‌تواند به‌طور قابل ملاحظه‌ای به بهره‌وری و کارآمدی کسب‌وکار کمک کند. با این حال، این امر نیز چندین چالش را بوجود می‌آورد که سازمان‌ها باید آن‌ها را برطرف نمایند تا از موفقیت پیاده‌سازی آن مطمئن شوند. در ادامه چندین چالش متداول پیاده‌سازی ERP و راهکارهایی برای غلبه بر آن‌ها آورده شده است:

مقاومت در برابر تغییر

چالش: پذیرش روش‌ها و فناوری‌های نوین جدید می‌تواند برای کارکنان یک سازمان، چالش‌برانگیز باشد. به‌ویژه اگر کارکنان سازمان شما برای مدت طولانی وظایف را به همان روش قبل انجام داده باشند. اگر کارکنان سیستم جدید را نپذیرند، پیاده‌سازی ERP در سازمان‌تان به حداکثر ظرفیت بهره‌برداری نخواهد رسید.

راهکار - برگزاری دوره‌های آموزشی: بسیاری از مقاومت‌ها به دلیل عدم اعتماد به نفس یا دانش استفاده از سیستم جدید است. اگر دوره‌های آموزش جامعی برگزار کنید و مزایای آن را برجسته کنید، بیشتر افراد ارزش آن را متوجه و آن را قبول خواهند کرد. همچنین، پشتیبانی مداوم را ارائه دهید و اطمینان حاصل کنید که همه منابع لازم برای به‌روزرسانی با نرم‌افزار و قابلیت‌های آن را دارند.

انتقال داده‌ها

چالش: برای اینکه انتقال اطلاعات تا حد ممکن راحت باشد، شما نیاز به انتقال داده‌ها از راهکارهای موجود خود به سیستم جدید ERP دارید. این امر می‌تواند یک فرآیند پیچیده و طولانی باشد و اگر به‌درستی انجام نشود، ممکن است بعدها به دلیل بروز برخی از موارد در انتقال داده‌ها، مشکلاتی ایجاد نماید.

راهکار - برنامه‌ریزی دقیق و بازبینی آن: قبل از نصب سیستم ERP به نحوه انتقال داده‌ها فکر کنید. یک برنامه دقیق از نحوه استخراج داده‌ها از هر راهکار موجود را پلن کنید و با همکاری نزدیک با تامین کنندگان فعلی این کار را به دقت انجام دهید. همچنین می‌توانید از تامین کننده ERP بپرسید که از کدام ابزارهای اضافی برای انتقال داده استفاده می‌شود. هنگامی که سیستم راه‌اندازی شد، قبل از شروع به کار، برخی از آزمون‌های اعتبارسنجی داده و آزمایشی را انجام دهید.

سفارشی‌سازی

چالش: سفارشی‌سازی ERP یک روش عالی برای رسیدن به اهداف منحصر به فرد کسب‌و‌کارتان می‌باشد. اما گاهی اوقات، این امر باعث ناپایداری و بی‌ثباتی سیستم می‌شود که ممکن است شما را به دردسر بیاندازد.

راهکار - تعیین اولویت‌ها: تعیین کنید کدام بخش از سفارشی‌سازی‌های نرم‌افزار ERP برای شما ضروری است و کدام‌ قسمت از الویت کمتری برخوردار بوده و نیاز به سفارشی‌سازی ندارد. با تامین‌کننده ERP همکاری کنید تا پتانسیل ممکن برای هرکدام از بخش‌های ERP را درک کنید و اجازه دهید راهنمایی‌های لازم درخصوص سفارشی‌سازی محصول را به شما دهند.

یکپارچگی با سیستم‌های موجود

چالش: حتی با یک سیستم ERP جدید، ممکن است همچنان نرم‌افزاری را نگه دارید که بخواهید با آن یکپارچه گردد. این امر می‌تواند مشکلات سازگاری را ایجاد کند. اما اگر از یکپارچه‌سازی غافل شوید، احتمالاً سیستم‌هایی را که ERP در حذف آنها بسیار خوب است، را حفظ خواهید کرد.

راهکار - ارزیابی‌های سازگاری: قبل از متعهد شدن به ارائه راه‌حل‌های آنها، برای ارزیابی سازگاری با فروشندگان ERP همکاری نزدیک داشته باشید. هنگام تحقیق در مورد گزینه‌های خود، بپرسید که آیا سیستم‌ها دارای API هایی هستند که امکان ادغام را فراهم نمایند یا خیر و در صورت نیاز با کارشناسان IT شخص ثالث مکاتبه کنید.

مازاد بودجه

چالش: مانند هر پروژه بزرگ اجرایی، همیشه این پتانسیل وجود دارد که بودجه فراتر از برآوردهای اولیه شما باشد. این کار می‌تواند به نحوه مدیریت پیاده‌سازی، هم توسط تیم شما و هم توسط فروشنده ERP و همچنین پیچیدگی فنی بستگی داشته باشد.

راهکار - تجزیه و تحلیل هزینه و برنامه‌ریزی: قبل از وارد کردن یک سیستم ERP در سازمان‌تان، تجزیه و تحلیل کامل در خصوص بودجه را انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که موارد بحرانی و اضطراری را در بودجه‌بندی خود در نظر گرفته‌اید تا فضایی برای حوادث غیرمنتظره که ممکن است به بودجه بیشتری نیاز داشته باشید، ایجاد کنید. یک رویکرد مرحله‌ای برای پیاده‌سازی داشته باشید، با بخش‌های حیاتی که بیشترین ارزش را ایجاد می‌کنند، شروع کنید. برای کنترل داخلی هزینه‌ها، اطمینان حاصل کنید که یک برنامه اجرایی دقیق دارید که وظایف، جدول زمانی و ذینفعان مسئول را مشخص می‌کند.

سخن نهایی

هنگامی که سیستم‌های ERP به‌درستی پیاده‌سازی شوند، می‌توانند به شما در مدیریت بهتر عملیات تجاری و غلبه بر چالش‌های پیاده‌سازی ERP کمک کنند. داشتن یک سیستم واحد و کاملاً یکپارچه برای تمامی واحدهای آن به شما کمک می‌کند تا کارآمدتر کار کنید، دسترسی سریع‌تری به بخش‌ها داشته باشید و راه‌حل‌هایی را برای افزایش سود‌آوری به شما نشان می‌دهد.

همچنین وارد کردن یک سیستم ERP به شما این امکان را می‌دهد که از تمامی برنامه‌های کم‌کاربرد که ارزش زیادی نداشته و حتی ممکن است بین تیم‌های شما اصطکاک ایجاد کنند، خلاص شوید. با در نظر گرفتن این موضوع، ERP را به‌عنوان یک سرمایه‌گذاری استراتژیک در نظر بگیرید که نه‌تنها می‌تواند کارایی عملیاتی را افزایش دهد، بلکه فرهنگ داخلی سازمان شما را با حذف موانع و آسان کردن فعالیت‌های کاری روزمره برای کارکنان‌تان بهبود می‌بخشد.